vrijdag 06 april 2018 11:14

Informatie voor relaties van Honig en Honig over de Verwerkingsovereenkomst (AVG)

U heeft er vast al iets over gelezen. Op 25 mei a.s. treedt in Nederland de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG, in werking. Deze (Europese) verordening heeft tot doel burgers extra bescherming te bieden op het gebied van privacy. Uiteraard zal ook ons kantoor voldoen aan de eisen die deze verordening stelt. Naar aanleiding van diverse vragen die wij nu al van enkele kantoorrelaties ontvingen, informeren wij u in deze nieuwsbrief over een bijzonder onderwerp uit de AVG, te weten de verwerkingsovereenkomst.

Inleiding AVG en pensioen en inkomensverzekeringen

Er is veel onduidelijkheid over de vraag wie in bepaalde situaties te beschouwen is als verwerkingsverantwoordelijke respectievelijk verwerker. Dit speelt met name in situaties waarin een financieel advieskantoor van een zakelijke relatie (= werkgever) persoonsgegevens ontvangt in het kader van de opdracht om te adviseren over bijvoorbeeld een tweede pijler pensioenregeling of andere verzekerbare voorzieningen in de relatie werkgever-werknemer.

Het antwoord op de vraag of in een dergelijke situatie een verwerker is aan te wijzen, is wel leidend voor het bepalen van verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke, waaronder het zorgdragen voor een verwerkersovereenkomst. De onbekendheid is er niet alleen bij financiële dienstverleners, maar ook bij hun opdrachtgevers (werkgevers).

Bureau DFO (gespecialiseerd juridisch adviseur financiële dienstverlening) is van mening dat een financieel dienstverlener in een dergelijke situatie niet is aan te merken als verwerker, maar dat wij een eigen verwerkingsverantwoordelijkheid heeft ten aanzien van de door ons uitgevoerde verwerking(en) van de persoonsgegevens van de betreffende werknemers.

In zo’n situatie is dus zowel de werkgever als het financiële advieskantoor – ieder voor het eigen aandeel in het totale proces – te beschouwen als verwerkingsverantwoordelijke. De consequentie van deze opvatting is dat in dergelijke situaties GEEN verwerkersovereenkomst hoeft te worden opgesteld tussen de werkgever en het financiële advieskantoor.

Wat is een verwerkingsverantwoordelijke?

Op grond van de AVG moet iedereen die persoonlijke gegevens van personen verwerkt hier zorgvuldig mee omgaan. De AVG geeft hiervoor een aantal normen. Bijvoorbeeld ten aanzien van de beveiliging van deze gegevens. Ook schrijft de verordening voor wat er gedaan moet worden wanneer onbevoegden kennisnemen van deze gegevens. De AVG legt dus verplichtingen op aan de organisatie die verantwoordelijk is voor het verwerken van de persoonsgegevens. De AVG noemt deze organisaties dan ook de verwerkingsverantwoordelijke.

Wat is een verwerkingsovereenkomst?

In de praktijk komt het regelmatig voor dat een verwerkingsverantwoordelijke een andere organisatie inschakelt om namens haar bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Wij verduidelijken dit met een voorbeeld. Een consument vraagt bij een bedrijf een informatiebrochure aan over badkamers. De badkamerfabrikant heeft met zijn reclamebureau afgesproken dat alle aanvragen naar dit reclamebureau worden gezonden en dat dit reclamebureau vervolgens de brochures verstuurt. Hiervoor heeft het reclamebureau echter de persoonsgegevens nodig die de badkamerfabrikant heeft ontvangen.

De AVG eist in dat geval dat de badkamerfabrikant een schriftelijke overeenkomst sluit met het reclamebureau waarin exact wordt vastgelegd wat het reclamebureau met deze adresgegevens wel en niet mag doen. Ook moet het reclamebureau de badkamerfabrikant waarschuwen wanneer deze gegevens mogelijk in handen van onbevoegden zijn gekomen. 

Optreden NAMENS de verwerkingsverantwoordelijke dan verwerkingsovereenkomst

Een verwerkingsovereenkomst moet volgens de AVG alleen worden afgesloten wanneer een organisatie een derde inschakelt om namens haar bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Het onderscheid tussen het uitvoeren van werkzaamheden “namens” iemand en “op verzoek van” iemand is bepalend.

Wij geven hiervan een voorbeeld. Als financieel advieskantoor adviseren wij onze relaties onder meer op het gebied van hypotheken. Op enig moment wordt bij de notaris een hypotheekakte opgesteld. Wij kunnen hiervoor het contact leggen met de notaris.

De notaris heeft echter een eigen verantwoordelijkheid wanneer hij een hypotheekakte opstelt. Hij kan dit op ons verzoek doen maar hij doet dit niet namens ons kantoor. Ons kantoor is niet bevoegd om notariële aktes op te maken. Als wij de notaris gegevens aanleveren die hij nodig heeft om de hypotheekakte op te stellen, doen wij dit op basis van de overeenkomst van advies en bemiddeling die wij met onze klant hebben afgesloten. Wij hoeven geen verwerkingsovereenkomst met deze notaris af te sluiten.

Uiteraard moet de notaris zelf zorgvuldig omgaan met de ontvangen persoonsgegevens. Hij is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij heeft ontvangen voor het opmaken van de hypotheekakte.

Hoe zit het dan met pensioenen en inkomensverzekeringen?

Deze vraag wordt ons regelmatig gesteld. Indien een onderneming het pensioen of de inkomensverzekeringen voor hun medewerkers door ons kantoor wil laten verzorgen, moet dit bedrijf dan met ons kantoor een verwerkingsovereenkomst afsluiten?

Het antwoord is nee.

Immers de werkgever is niet de organisatie die zelf als pensioenuitvoerder mag optreden of zelf pensioenadviezen verstrekt. Indien de onderneming ons kantoor benadert om advies te geven aan de onderneming, dan doen wij dit niet namens de onderneming maar op verzoek van de onderneming.

Voor de gegevens die wij van de onderneming ontvangen en die nodig zijn om een goed pensioenadvies te geven zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Op grond daarvan zijn wij zelf aanspreekbaar op het feit dat wij zorgvuldig met deze gegevens moeten omgaan. Een verwerkingsovereenkomst tussen de werkgever en ons kantoor is dus niet nodig!

Vragen?

Wij hopen dat wij u met deze informatieve tekst duidelijkheid hebben gegeven wanneer er wel en niet een verwerkingsovereenkomst moet worden afgesloten. Heeft u na lezing toch nog vragen? Aarzel dan niet. Wij zullen deze dan zo goed mogelijk proberen te beantwoorden.

Laatst aangepast op woensdag 03 oktober 2018 07:45

Laatste nieuws!

Loondoorbetaling bij ziekte in de bouw

Loondoorbetaling bij ziekte in de bouw

Hoe is loondoorbetaling bij ziekte geregeld voor de bouw? Moet u alleen vaste werknemers loon doorbetalen of ook flexwerkers? Met dit handige overzicht houdt u de verzuimkomsten zo laag mogelijk.…

Lees meer

Geld besparen op de autoverzekering?

Geld besparen op de autoverzekering?

Als u een auto heeft, bent u wettelijk verplicht om minimaal een WA-verzekering (wettelijke aansprakelijkheid) af te sluiten. Deze verzekering dekt de schade van anderen als u een aanrijding veroorzaakt.…

Lees meer

Aantal arbeidsongevallen in 2018 gestegen

Aantal arbeidsongevallen in 2018 gestegen

Het aantal meldingen van arbeidsongevallen is gestegen van 4.212 in 2017 naar 4.368 in 2018. Ook in 2017 was het aantal arbeidsongevallen gestegen. De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid geeft…

Lees meer

Compensatie transitievergoeding bij ontslag wegens langdurige ziekte definitief

Compensatie transitievergoeding bij ontslag wegens langdurige ziekte definitief

Recent is definitief bekend gemaakt dat werkgevers vanaf 1 april 2020 compensatie kunnen aanvragen voor de door hen betaalde transitievergoeding aan werknemers die langdurig ziek zijn en waarvan het dienstverband…

Lees meer

Nieuwe Werkwijzer Poortwachter

Nieuwe Werkwijzer Poortwachter

Het UWV heeft een nieuwe versie van de Werkwijzer Poortwachter gepubliceerd. De Werkwijzer Poortwachter helpt werkgevers in de begeleiding en re-integratie van zieke of arbeidsongeschikte werknemers.

Lees meer

Wet Arbeidsmarkt in balans (WAB) door Tweede Kamer aangenomen

Wet Arbeidsmarkt in balans (WAB) door Tweede Kamer aangenomen

Zoals verwacht heeft de Tweede Kamer het wetsvoorstel Arbeidsmarkt in balans (WAB) aangenomen. De plannen voor de nieuwe proeftijdregels zijn wel uit het wetsvoorstel gehaald.

Lees meer

Afscheid van (bank)spaarhypotheek? Let op de kosten!

Afscheid van (bank)spaarhypotheek? Let op de kosten!

Steeds meer mensen beëindigen hun (bank)spaarhypotheek voortijdig. Maar eerder stopzetten pakt juist ongunstig uit. Ze laten de spaarpolis of het spaarbedrag eerder uitkeren en lossen met dat geld een deel…

Lees meer

De Vereende verlaagt eigen risico voor maaltijdbezorgers met certificaat

De Vereende verlaagt eigen risico voor maaltijdbezorgers met certificaat

De laatste tijd zijn de maaltijdbezorgers veel in het nieuws geweest. Ze rijden meer schade dan reguliere brommers. Met hogere premies voor de bezorgbrommers tot gevolg. De Vereende wil graag…

Lees meer

In- of exclusief btw verzekeren?

In- of exclusief btw verzekeren?

Het is niet altijd even duidelijk of een gebouw, inventaris/goederen of motorrijtuig in– of exclusief btw verzekerd moet worden. Met dit artikel hopen wij hier wat meer duidelijkheid over te…

Lees meer

Verkorting van loondoorbetaling voor MKB van twee naar één jaar gaat niet door!

Verkorting van loondoorbetaling voor MKB van twee naar één jaar gaat niet door!

In het regeerakkoord ‘Vertrouwen in de toekomst’ van september 2017 kondigde het kabinet aan de loondoorbetaling bij ziekte voor het MKB – bedrijven tot 25 medewerkers – terug te willen…

Lees meer