vrijdag 06 april 2018 11:14

Informatie voor relaties van Honig en Honig over de Verwerkingsovereenkomst (AVG)

U heeft er vast al iets over gelezen. Op 25 mei a.s. treedt in Nederland de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG, in werking. Deze (Europese) verordening heeft tot doel burgers extra bescherming te bieden op het gebied van privacy. Uiteraard zal ook ons kantoor voldoen aan de eisen die deze verordening stelt. Naar aanleiding van diverse vragen die wij nu al van enkele kantoorrelaties ontvingen, informeren wij u in deze nieuwsbrief over een bijzonder onderwerp uit de AVG, te weten de verwerkingsovereenkomst.

Inleiding AVG en pensioen en inkomensverzekeringen

Er is veel onduidelijkheid over de vraag wie in bepaalde situaties te beschouwen is als verwerkingsverantwoordelijke respectievelijk verwerker. Dit speelt met name in situaties waarin een financieel advieskantoor van een zakelijke relatie (= werkgever) persoonsgegevens ontvangt in het kader van de opdracht om te adviseren over bijvoorbeeld een tweede pijler pensioenregeling of andere verzekerbare voorzieningen in de relatie werkgever-werknemer.

Het antwoord op de vraag of in een dergelijke situatie een verwerker is aan te wijzen, is wel leidend voor het bepalen van verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke, waaronder het zorgdragen voor een verwerkersovereenkomst. De onbekendheid is er niet alleen bij financiële dienstverleners, maar ook bij hun opdrachtgevers (werkgevers).

Bureau DFO (gespecialiseerd juridisch adviseur financiële dienstverlening) is van mening dat een financieel dienstverlener in een dergelijke situatie niet is aan te merken als verwerker, maar dat wij een eigen verwerkingsverantwoordelijkheid heeft ten aanzien van de door ons uitgevoerde verwerking(en) van de persoonsgegevens van de betreffende werknemers.

In zo’n situatie is dus zowel de werkgever als het financiële advieskantoor – ieder voor het eigen aandeel in het totale proces – te beschouwen als verwerkingsverantwoordelijke. De consequentie van deze opvatting is dat in dergelijke situaties GEEN verwerkersovereenkomst hoeft te worden opgesteld tussen de werkgever en het financiële advieskantoor.

Wat is een verwerkingsverantwoordelijke?

Op grond van de AVG moet iedereen die persoonlijke gegevens van personen verwerkt hier zorgvuldig mee omgaan. De AVG geeft hiervoor een aantal normen. Bijvoorbeeld ten aanzien van de beveiliging van deze gegevens. Ook schrijft de verordening voor wat er gedaan moet worden wanneer onbevoegden kennisnemen van deze gegevens. De AVG legt dus verplichtingen op aan de organisatie die verantwoordelijk is voor het verwerken van de persoonsgegevens. De AVG noemt deze organisaties dan ook de verwerkingsverantwoordelijke.

Wat is een verwerkingsovereenkomst?

In de praktijk komt het regelmatig voor dat een verwerkingsverantwoordelijke een andere organisatie inschakelt om namens haar bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Wij verduidelijken dit met een voorbeeld. Een consument vraagt bij een bedrijf een informatiebrochure aan over badkamers. De badkamerfabrikant heeft met zijn reclamebureau afgesproken dat alle aanvragen naar dit reclamebureau worden gezonden en dat dit reclamebureau vervolgens de brochures verstuurt. Hiervoor heeft het reclamebureau echter de persoonsgegevens nodig die de badkamerfabrikant heeft ontvangen.

De AVG eist in dat geval dat de badkamerfabrikant een schriftelijke overeenkomst sluit met het reclamebureau waarin exact wordt vastgelegd wat het reclamebureau met deze adresgegevens wel en niet mag doen. Ook moet het reclamebureau de badkamerfabrikant waarschuwen wanneer deze gegevens mogelijk in handen van onbevoegden zijn gekomen. 

Optreden NAMENS de verwerkingsverantwoordelijke dan verwerkingsovereenkomst

Een verwerkingsovereenkomst moet volgens de AVG alleen worden afgesloten wanneer een organisatie een derde inschakelt om namens haar bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Het onderscheid tussen het uitvoeren van werkzaamheden “namens” iemand en “op verzoek van” iemand is bepalend.

Wij geven hiervan een voorbeeld. Als financieel advieskantoor adviseren wij onze relaties onder meer op het gebied van hypotheken. Op enig moment wordt bij de notaris een hypotheekakte opgesteld. Wij kunnen hiervoor het contact leggen met de notaris.

De notaris heeft echter een eigen verantwoordelijkheid wanneer hij een hypotheekakte opstelt. Hij kan dit op ons verzoek doen maar hij doet dit niet namens ons kantoor. Ons kantoor is niet bevoegd om notariële aktes op te maken. Als wij de notaris gegevens aanleveren die hij nodig heeft om de hypotheekakte op te stellen, doen wij dit op basis van de overeenkomst van advies en bemiddeling die wij met onze klant hebben afgesloten. Wij hoeven geen verwerkingsovereenkomst met deze notaris af te sluiten.

Uiteraard moet de notaris zelf zorgvuldig omgaan met de ontvangen persoonsgegevens. Hij is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij heeft ontvangen voor het opmaken van de hypotheekakte.

Hoe zit het dan met pensioenen en inkomensverzekeringen?

Deze vraag wordt ons regelmatig gesteld. Indien een onderneming het pensioen of de inkomensverzekeringen voor hun medewerkers door ons kantoor wil laten verzorgen, moet dit bedrijf dan met ons kantoor een verwerkingsovereenkomst afsluiten?

Het antwoord is nee.

Immers de werkgever is niet de organisatie die zelf als pensioenuitvoerder mag optreden of zelf pensioenadviezen verstrekt. Indien de onderneming ons kantoor benadert om advies te geven aan de onderneming, dan doen wij dit niet namens de onderneming maar op verzoek van de onderneming.

Voor de gegevens die wij van de onderneming ontvangen en die nodig zijn om een goed pensioenadvies te geven zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Op grond daarvan zijn wij zelf aanspreekbaar op het feit dat wij zorgvuldig met deze gegevens moeten omgaan. Een verwerkingsovereenkomst tussen de werkgever en ons kantoor is dus niet nodig!

Vragen?

Wij hopen dat wij u met deze informatieve tekst duidelijkheid hebben gegeven wanneer er wel en niet een verwerkingsovereenkomst moet worden afgesloten. Heeft u na lezing toch nog vragen? Aarzel dan niet. Wij zullen deze dan zo goed mogelijk proberen te beantwoorden.

Laatst aangepast op woensdag 03 oktober 2018 07:45

Laatste nieuws!

Tweede Kamer niet enthousiast over verplichte aov voor zzp’ers

Tweede Kamer niet enthousiast over verplichte aov voor zzp’ers

Het kabinet hoeft geen voorstel te maken waarin een verplichte arbeidsongeschiktheidsverzekering voor zzp’ers wordt geregeld. Een motie van de linkse oppositie die daartoe opriep werd dinsdag door een Kamermeerderheid verworpen.

Zorgpremies bijna 75% gestegen in 13 jaar

Zorgpremies bijna 75% gestegen in 13 jaar

Verzekerden die geen gebruikmaken van hun basiszorgverzekering betalen komend jaar bijna 75% meer dan 13 jaar geleden bij de invoering van het nieuwe zorgstelsel. Mensen die hun volledige verplichte eigen…

Belastingvoordeel in 2018 met lijfrente-aftrek!

Belastingvoordeel in 2018 met lijfrente-aftrek!

U heeft nog maar even om uw jaarruimte in 2018 te gebruiken. Zelf als de belastingdienst zegt dat ze dat het niet leuker kunnen maken, toch is er niks vervelends…

Bespaar op uw zorgverzekering in 2019!

Bespaar op uw zorgverzekering in 2019!

Bespaar op uw zorgverzekering in 2019! - Iedereen is anders, zeker als zorg gaat. Waar u misschien een aanvullende tandartsverzekering wil, daar heeft een ander behoefte aan extra fysiotherapie. Een…

Stand van zaken arbeidsongeschiktheidsverzekeringen zelfstandigen

Stand van zaken arbeidsongeschiktheidsverzekeringen zelfstandigen

Minister Koolmees van SZW heeft op 26 november jl. de Tweede Kamer geïnformeerd over de stand van zaken ten aanzien van arbeidsongeschiktheidsverzekeringen (AOV) voor zelfstandigen.

Offerte beroepsaansprakelijkheidsverzekering nu inclusief verzekeraar Markel

Offerte beroepsaansprakelijkheidsverzekering nu inclusief verzekeraar Markel

Sinds kort kunnen wij ook het aanbod van verzekeraar Markel opnemen in de vergelijking voor uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Hierdoor vergelijken wij 6 verzekeraars voor uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Het betreft de verzekeraars AIG,…

Premieverhoging verzuimverzekering LHV huisartsen

Premieverhoging verzuimverzekering LHV huisartsen

Door de gestegen schadelast verhoogt Nationale Nederlanden de premie van de verzuimverzekering per 1 januari 2019 voor leden van de LHV (Landelijke Huisartsen Vereniging). De LHV biedt huisartsen een alternatief…

De Goudse WIA 0-tot-100 Plan verbeterd

De Goudse WIA 0-tot-100 Plan verbeterd

De Goudse heeft het WIA 0-tot-100 Plan vernieuwd. Zo zijn er belangrijke productverbeteringen doorgevoerd, is het offertesysteem uitgebreid én is de WIA-calculator vernieuwd.

Verzuimontwikkeling in zorgsector verontrustend

Verzuimontwikkeling in zorgsector verontrustend

Vernet meldde in haar laatste nieuwbrief dat verzuimontwikkeling verontrustende doorzet. Het totale verzuim steeg in het afgelopen voortschrijdend jaar met 8,9%. Die toename hebben zij verder onderzocht. In de grafiek…

Een op zes Nederlanders denkt over overstappen naar andere zorgverzekering

Een op zes Nederlanders denkt over overstappen naar andere zorgverzekering

Een op de zes Nederlanders (17%) acht de kans groot tot zeer groot dat hij of zij dit jaar overstapt naar een andere zorgverzekering. De voornaamste reden is de stijging…