T: 072-5642669

U bevindt zich hier:Actueel»Nieuws»Informatie voor relaties van Honig en Honig over de Verwerkingsovereenkomst (AVG)
vrijdag, 06 april 2018 13:14

Informatie voor relaties van Honig en Honig over de Verwerkingsovereenkomst (AVG)

U heeft er vast al iets over gelezen. Op 25 mei a.s. treedt in Nederland de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG, in werking. Deze (Europese) verordening heeft tot doel burgers extra bescherming te bieden op het gebied van privacy. Uiteraard zal ook ons kantoor voldoen aan de eisen die deze verordening stelt. Naar aanleiding van diverse vragen die wij nu al van enkele kantoorrelaties ontvingen, informeren wij u in deze nieuwsbrief over een bijzonder onderwerp uit de AVG, te weten de verwerkingsovereenkomst.

Inleiding AVG en pensioen en inkomensverzekeringen

Er is veel onduidelijkheid over de vraag wie in bepaalde situaties te beschouwen is als verwerkingsverantwoordelijke respectievelijk verwerker. Dit speelt met name in situaties waarin een financieel advieskantoor van een zakelijke relatie (= werkgever) persoonsgegevens ontvangt in het kader van de opdracht om te adviseren over bijvoorbeeld een tweede pijler pensioenregeling of andere verzekerbare voorzieningen in de relatie werkgever-werknemer.

Het antwoord op de vraag of in een dergelijke situatie een verwerker is aan te wijzen, is wel leidend voor het bepalen van verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke, waaronder het zorgdragen voor een verwerkersovereenkomst. De onbekendheid is er niet alleen bij financiële dienstverleners, maar ook bij hun opdrachtgevers (werkgevers).

Bureau DFO (gespecialiseerd juridisch adviseur financiële dienstverlening) is van mening dat een financieel dienstverlener in een dergelijke situatie niet is aan te merken als verwerker, maar dat wij een eigen verwerkingsverantwoordelijkheid heeft ten aanzien van de door ons uitgevoerde verwerking(en) van de persoonsgegevens van de betreffende werknemers.

In zo’n situatie is dus zowel de werkgever als het financiële advieskantoor – ieder voor het eigen aandeel in het totale proces – te beschouwen als verwerkingsverantwoordelijke. De consequentie van deze opvatting is dat in dergelijke situaties GEEN verwerkersovereenkomst hoeft te worden opgesteld tussen de werkgever en het financiële advieskantoor.

Wat is een verwerkingsverantwoordelijke?

Op grond van de AVG moet iedereen die persoonlijke gegevens van personen verwerkt hier zorgvuldig mee omgaan. De AVG geeft hiervoor een aantal normen. Bijvoorbeeld ten aanzien van de beveiliging van deze gegevens. Ook schrijft de verordening voor wat er gedaan moet worden wanneer onbevoegden kennisnemen van deze gegevens. De AVG legt dus verplichtingen op aan de organisatie die verantwoordelijk is voor het verwerken van de persoonsgegevens. De AVG noemt deze organisaties dan ook de verwerkingsverantwoordelijke.

Wat is een verwerkingsovereenkomst?

In de praktijk komt het regelmatig voor dat een verwerkingsverantwoordelijke een andere organisatie inschakelt om namens haar bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Wij verduidelijken dit met een voorbeeld. Een consument vraagt bij een bedrijf een informatiebrochure aan over badkamers. De badkamerfabrikant heeft met zijn reclamebureau afgesproken dat alle aanvragen naar dit reclamebureau worden gezonden en dat dit reclamebureau vervolgens de brochures verstuurt. Hiervoor heeft het reclamebureau echter de persoonsgegevens nodig die de badkamerfabrikant heeft ontvangen.

De AVG eist in dat geval dat de badkamerfabrikant een schriftelijke overeenkomst sluit met het reclamebureau waarin exact wordt vastgelegd wat het reclamebureau met deze adresgegevens wel en niet mag doen. Ook moet het reclamebureau de badkamerfabrikant waarschuwen wanneer deze gegevens mogelijk in handen van onbevoegden zijn gekomen. 

Optreden NAMENS de verwerkingsverantwoordelijke dan verwerkingsovereenkomst

Een verwerkingsovereenkomst moet volgens de AVG alleen worden afgesloten wanneer een organisatie een derde inschakelt om namens haar bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Het onderscheid tussen het uitvoeren van werkzaamheden “namens” iemand en “op verzoek van” iemand is bepalend.

Wij geven hiervan een voorbeeld. Als financieel advieskantoor adviseren wij onze relaties onder meer op het gebied van hypotheken. Op enig moment wordt bij de notaris een hypotheekakte opgesteld. Wij kunnen hiervoor het contact leggen met de notaris.

De notaris heeft echter een eigen verantwoordelijkheid wanneer hij een hypotheekakte opstelt. Hij kan dit op ons verzoek doen maar hij doet dit niet namens ons kantoor. Ons kantoor is niet bevoegd om notariële aktes op te maken. Als wij de notaris gegevens aanleveren die hij nodig heeft om de hypotheekakte op te stellen, doen wij dit op basis van de overeenkomst van advies en bemiddeling die wij met onze klant hebben afgesloten. Wij hoeven geen verwerkingsovereenkomst met deze notaris af te sluiten.

Uiteraard moet de notaris zelf zorgvuldig omgaan met de ontvangen persoonsgegevens. Hij is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij heeft ontvangen voor het opmaken van de hypotheekakte.

Hoe zit het dan met pensioenen en inkomensverzekeringen?

Deze vraag wordt ons regelmatig gesteld. Indien een onderneming het pensioen of de inkomensverzekeringen voor hun medewerkers door ons kantoor wil laten verzorgen, moet dit bedrijf dan met ons kantoor een verwerkingsovereenkomst afsluiten?

Het antwoord is nee.

Immers de werkgever is niet de organisatie die zelf als pensioenuitvoerder mag optreden of zelf pensioenadviezen verstrekt. Indien de onderneming ons kantoor benadert om advies te geven aan de onderneming, dan doen wij dit niet namens de onderneming maar op verzoek van de onderneming.

Voor de gegevens die wij van de onderneming ontvangen en die nodig zijn om een goed pensioenadvies te geven zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Op grond daarvan zijn wij zelf aanspreekbaar op het feit dat wij zorgvuldig met deze gegevens moeten omgaan. Een verwerkingsovereenkomst tussen de werkgever en ons kantoor is dus niet nodig!

Vragen?

Wij hopen dat wij u met deze informatieve tekst duidelijkheid hebben gegeven wanneer er wel en niet een verwerkingsovereenkomst moet worden afgesloten. Heeft u na lezing toch nog vragen? Aarzel dan niet. Wij zullen deze dan zo goed mogelijk proberen te beantwoorden.

Laatst aangepast op maandag, 28 mei 2018 13:00
Pin it

Nieuws

Compensatie transitievergoeding bij ontslag langdurig zieke werknemers

Compensatie transitievergoeding bij ontslag langdurig zieke werknemers

Werkgevers worden vanaf 2020 gecompenseerd voor de transitievergoeding die zij moeten betalen bij het ontslag van langdurig zieke werknemers. De Tweede Kamer heeft ingestemd met dit wetsvoorstel van minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenh...

Lees meer ...

5 tips om langdurig ziekteverzuim te voorkomen

5 tips om langdurig ziekteverzuim te voorkomen

Een zieke medewerker kost gemiddeld € 250,00 per dag en dat bedrag kan verder oplopen. Gelukkig duurt ziekte bij de meeste medewerkers niet langer dan enkele dagen. Als verzuim echter langer duurt, krijgt de werkgever te maken met allerlei wettelijke...

Lees meer ...

Ziekteverzuim begin 2018 hoger dan gemiddeld

Ziekteverzuim begin 2018 hoger dan gemiddeld

In het eerste kwartaal van 2018 was het ziekteverzuimpercentage hoger dan het in jaren geweest was: maar liefst 4,9%. De laatste keer dat het verzuimpercentage zo hoog was, is meer dan 10 jaar geleden. De reden hiervoor is o.a. de griepepidemie van b...

Lees meer ...

Honig en Honig uw Register Adviseur Verzuim en Inkomensmanagement (RVI®)!

Honig en Honig uw Register Adviseur Verzuim en Inkomensmanagement (RVI®)!

Honig en Honig beschikt sinds kort over een Register Adviseur Verzuim en Inkomensmanagement. Wim Honig heeft het diploma Register Adviseur Verzuim en Inkomensmanagement (RVI®) behaald. Deze opleiding legt een goede basis voor adviezen over (verzekerd...

Lees meer ...

Klaar voor de nieuwe arbowet? Nog 1 maand tot 1 juli 2018!

Klaar voor de nieuwe arbowet? Nog 1 maand tot 1 juli 2018!

Binnenkort is het zover. Dan is het 1 juli 2018, hét moment waarop werkgevers alles geregeld moeten hebben in het kader van de nieuwe Arbowet. Voor de invoering van de nieuwe regels in de Arbowet en het Arbobesluit hebben werkgevers en/of de HR-afdel...

Lees meer ...

De Amersfoortse biedt een AOV voor zware beroepen

De Amersfoortse biedt een AOV voor zware beroepen

Ook in de huidige discussie over de verhoging van de AOW-leeftijd doemen ze weer op: de zware beroepen. Deze maken het voor mensen op de arbeidsmarkt nauwelijks haalbaar om langer door te werken. Inkomensverzekeraar De Amersfoortse speelt op de discu...

Lees meer ...