Door een calamiteit kunnen vitale processen of mensen uitvallen. Uw onderneming of delen ervan komen misschien voor langere tijd stil te liggen. Dit heeft grote gevolgen voor uw klanten, uw personeel en uw inkomen. Veel ondernemers denken hier wel eens over na, maar een concreet plan ontbreekt. Bereidt u zo goed mogelijk voor op het onverwachte en maak een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP).
Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?
Met een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) minimaliseert u de schade als gevolg van een calamiteit. U brengt vitale processen en bedrijfsonderdelen en waar deze van afhankelijk zijn in kaart. In het plan staat wat u moet doen als deze onderdelen worden getroffen. Bijvoorbeeld hoe u verder gaat als u een deel van uw personeel mist, geen toegang tot uw gebouw heeft of uw ICT uitvalt.
Bedrijfscontinuïteitsplan is geen calamiteitenplan
Een BCP is niet hetzelfde als een calamiteitenplan. Een calamiteitenplan, ook wel BHV-plan of bedrijfsnoodplan genoemd, gaat over wat u direct tijdens en vlak na een calamiteit moet doen. En hoe u mensen en bedrijfsmiddelen in veiligheid brengt. Een calamiteitenplan is niet wettelijk verplicht, maar om de Bedrijfshulpverlening (BHV) in uw bedrijf goed te regelen is het plan belangrijk. Als u een brandmeldcentrale (BMC) in uw bedrijfspand heeft, moet u daarnaast een ontruimingsplan hebben. Daarin staat hoe een ontruiming veilig moet gebeuren. Het BCP gaat dus niet om de calamiteit zelf, maar om hoe u reageert op het de gevolgen van de calamiteit.
Preventieve maatregelen
Met preventieve maatregelen verkleint u de risico’s op rampen. Met een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) brengt u de risico’s op gezondheidsproblemen en ongelukken in uw bedrijf in kaart. Het RI&I is het uitgangspunt van uw arbobeleid. Als u personeel heeft is een RI&E verplicht.
Waarom een BCP?
Wat is van belang voor het voortbestaan van uw bedrijf? Dat is waar het om draait in het BCP. Het goed op een rij hebben van cruciale informatie biedt houvast als u onder grote druk beslissingen moet nemen. Het BCP moet altijd – geprint - klaarliggen op verschillende plekken, thuis en in uw bedrijfspand, want elektronische documenten zijn tijdens een calamiteit vaak niet voorhanden. Reputatie, betrouwbaarheid, klantenservice en kennis: het zijn immateriële zaken van onschatbare waarde die niet door verzekeringen worden gedekt. Juist die kunt u met een BCP veiligstellen.
Zo wordt reputatieschade – na economische achteruitgang – wel het grootste risico voor bedrijven genoemd. Denk van tevoren na hoe u eventuele reputatieschade kunt beperken. Weet wie uw stakeholders zijn, hoe snel u ze kunt bereiken en via welke kanalen. Leg een voorraad teksten aan met interessante content over uw bedrijf. Dit is een belangrijke voorzorgsmaatregel om je (online) reputatie te managen. U kunt dan direct schakelen wanneer u op een negatieve wijze in de pers verschijnt.
Hoe maakt u een bedrijfscontinuïteitsplan?
Om goed voorbereid te zijn op een calamiteit, doet u er goed aan de gevolgen voor de continuïteit voor uw bedrijf in beeld te brengen. Het gaat hier bijvoorbeeld om zaken zoals productiedata, klantgegevens, contactgegevens van personeel, vergunningen en andere relevante informatie. Ook de preventieve maatregelen om de risico’s te verminderen legt u vast. Hoe voorkomt u bijvoorbeeld dat u belangrijke (klant)data verliest en dat uw personeel niet kan werken?
Natuurlijk maakt u regelmatig back-ups van uw bestanden. Maar hoe vaak doet u dit, waar staat het en wordt de data ook gedupliceerd? Om brand te voorkomen moeten uw elektrische installaties en elektrische apparaten regelmatig laten controleren. Heeft u hierover goede afspraken gemaakt met uw installateur? Elke crisissituatie is anders. Beperkt u zich daarom bij het opstellen van een BCP tot de hoofdlijnen. Focus u op de onderwerpen en gevolgen die zich voor zouden kunnen doen bij een crisis.
BCP tijdens coronacrisis
Een pandemie heeft hele andere kenmerken dan bijvoorbeeld een brand. Benieuwd hoe u uw bedrijf draaiende houdt bij uitval van uw werknemers? In deze handleiding vindt u adviezen voor een bedrijfscontinuïteitsplan in verband met COVID-19. Tips vindt u ook in de handreiking Coronavirus: hoe veilig en gezond om te gaan met COVID-19 op de werkvloer van MKB Nederland en VNO NCW.
Checklist opstellen BCP
Onderstaande vragen helpen u bij het opstellen van een BCP voor uw bedrijf:
- Hoe hoog zijn de vaste kosten in de periode dat u gedwongen gesloten bent? Welke kosten zijn dit?
- Hoe lang kan uw bedrijf overleven zonder inkomsten?
- Hoeveel tijd heeft u nodig voor het herstel? Wanneer kunt u herstarten?
- Is uw bedrijf goed verzekerd? Check uw bedrijfsverzekeringen.
- Heeft u uw ondernemersrisico (zo veel mogelijk) afgedekt?
- Hoe afhankelijk is uw bedrijf van bepaalde persoonsleden? Welke medewerkers en functies zijn dit?
- Hoe afhankelijk is uw bedrijf van bepaalde klanten en/of leveranciers? Welke zijn dit?
- Hoe is uw administratie en andere belangrijke (digitale) data beveiligd?
- Hoe snel kan het netwerk (ICT) weer worden gebruikt?
- Is voorzetting van uw bedrijf op de huidige locatie mogelijk?
- Is voorzetting van uw bedrijf in de directe omgeving mogelijk?
- Welke voorzieningen heeft u minimaal nodig bij een herstart op een andere locatie?
- Welke zaken moet u met de overheid regelen? Denk aan vergunningen en het bestemmingsplan.
- Hoe communiceert u over (gevolgen van) de ramp naar klanten, medewerkers en de media?
Bron: KvK