Preventie algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

Verkoopt u aan consumenten? U kunt algemene voorwaarden gebruiken. Dat is niet verplicht, want u en uw klanten kunnen altijd terugvallen op de wettelijke regels voor koop en verkoop. Misschien moet u als lid van een brancheorganisatie voorwaarden verplicht toepassen. Kijk hiervoor op de website van de SER. Of misschien stelt uw brancheorganisatie algemene voorwaarden ter beschikking die u mag gebruiken. Kiest u zelf voor algemene voorwaarden? Lees hieronder waaraan u zich moet houden.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn vaak de kleine lettertjes bij een koop of dienst. Er zijn allerlei namen voor, bijvoorbeeld: betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen, bezorgregeling, servicevoorwaarden, leveringsvoorwaarden of reparatievoorwaarden. Voor de wet zijn dit allemaal ‘algemene voorwaarden’. Ze hebben 2 kenmerken:

• Het zijn randvoorwaarden. Ze mogen niet gaan over de kern van de koop of dienst. U mag bijvoorbeeld de prijs van een product, de hoeveelheid of de kleur niet als algemene voorwaarde opnemen.
• Het zijn standaardvoorwaarden. U gebruikt ze bij alles wat u consumenten levert.

Waarom algemene voorwaarden?

Met algemene voorwaarden geeft u duidelijkheid over onder meer uw:

• leverings- en betalingstermijnen
• transportvoorwaarden
• eigendomsvoorbehoud
• garanties
• afhandeling van geschillen
• aansprakelijkheid

Welke regels gelden voor algemene voorwaarden?

• Algemene voorwaarden moeten juridisch gezien ‘redelijk’ zijn. Anders kunnen ze (gedeeltelijk) door de rechter ongeldig worden verklaard. Doet u zaken met consumenten? Dan gelden zwaardere eisen dan wanneer u business-to-business werkt.
• Algemene voorwaarden moet u op tijd van toepassing verklaren: vóór of tijdens het aangaan van de overeenkomst. Onthoud dat telefonische en mondelingen afspraken ook overeenkomsten zijn.
• U moet uw algemene voorwaarden beschikbaar stellen voor uw klanten, zodat ze er kennis van kunnen nemen. U kunt ze bijvoorbeeld meesturen met offertes, afdrukken op de achterkant van het briefpapier of opnemen in catalogi en prijslijsten. Online-klanten kunt u de mogelijkheid geven om de algemene voorwaarden te bekijken, op te slaan en te printen. Denk eraan om uw algemene voorwaarden eventueel te laten vertalen.

Zelf algemene voorwaarden opstellen?

• Zorg dat uw algemene voorwaarden goed aansluiten op uw bedrijfsactiviteiten.
• Laat u adviseren door een advocaat of juridisch adviseur over de redelijkheid van uw algemene voorwaarden.
• Deponeer uw algemene voorwaarden. Dit doet u door ze te registreren bij een notaris of Kamer van Koophandel.

Algemene voorwaarden en samenwerken met leveranciers

Werkt u samen met een leverancier of onderaannemer? En hanteert ieder eigen algemene voorwaarden?

• Spreek van tevoren duidelijk af welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. In de wet is geregeld dat de voorwaarden die het eerst van toepassing zijn verklaard geldig zijn – tenzij deze vóór het sluiten van de overeenkomst expliciet schriftelijk zijn afgewezen. Let op: een afwijzing in uw eigen algemene voorwaarden is niet genoeg.
• Controleer of de algemene voorwaarden van uw leveranciers niet zwaarder zijn dan de bepalingen die gelden voor uw afnemers.

Aansprakelijkheid uitsluiten

In uw algemene voorwaarden kunt u bepaalde vormen van aansprakelijkheid uitsluiten of beperken. Bijvoorbeeld:

• Indirecte schade, zoals vertraging, stagnatie, bedrijfsstilstand, productieverlies, bedrijfsschade en winstderving.
• Schade van anderen. Dit doet u door uw opdrachtgever of afnemer u hiervoor te laten vrijwaren.
• Een schadevergoeding die maximaal het factuurbedrag of het honorarium bedraagt.
• De aansprakelijkheid die verder gaat dan het nakomen van uw garantie.
• De aansprakelijkheid die verder gaat dan het vervangen van een product dat niet aan de overeenkomst voldoet.

Wanneer gelden uw algemene voorwaarden?

Gebruikt u algemene voorwaarden? En weet een consument dat, op het moment dat hij of zij iets koopt of een dienst afneemt? Dan gelden ze. Uw algemene voorwaarden moeten in elk geval voldoen aan 2 eisen.

Zorg dat consumenten uw algemene voorwaarden kunnen lezen voordat ze iets kopen of een dienst afnemen

Dat mag op verschillende manieren.

• Geef uw algemene voorwaarden aan de consument vóór of bij de koop of de dienst. Of stuur ze vooraf per post.
• Is het praktisch onmogelijk om de algemene voorwaarden te geven of op te sturen? Dan mag u vertellen waar ze te bekijken zijn. Bijvoorbeeld bij uw bedrijf, de Kamer van Koophandel of de rechtbank. U moet ze wel gratis per mail of per post opsturen als consumenten daarom vragen.

Verkoopt u via internet?

Zorg dat consumenten uw algemene voorwaarden online kunnen lezen en bewaren. Zet ze bijvoorbeeld als pdf op uw website. Of stuur ze gratis per mail of per post als consumenten daarom vragen.

Verkoopt u in een winkel?

Dan mag u ook:

• uw algemene voorwaarden duidelijk zichtbaar in de winkel neerleggen
• uw algemene voorwaarden afdrukken achter op de kassabon of op een bord in de winkel hangen

Tip: Vertel uw klanten vooraf dat u algemene voorwaarden gebruikt. Dat kan misverstanden achteraf voorkomen.

Zet geen onredelijke bepalingen in uw algemene voorwaarden

Neem niet zomaar alles op in uw ‘kleine lettertjes’. Er mogen geen onredelijke bepalingen in staan. Of een voorwaarde ‘onredelijk’ is, bepaalt de wet. In de wet staan voorbeelden van onredelijke bepalingen:

• een ‘zwarte lijst’ met bepalingen die altijd onredelijk zijn. Zulke bepalingen mag u nooit opnemen. Voorbeelden hiervan zijn:
  • dat consumenten de koop alleen via de rechter ongedaan kunnen maken
  • dat u binnen 3 maanden na het sluiten van de overeenkomst prijzen mag verhogen zonder dat consumenten van de overeenkomst mogen afzien
  • dat u een abonnement of leveringscontract stilzwijgend verlengt of vernieuwt voor een bepaalde termijn

Bekijk de hele zwarte lijst in de wet

• een ‘grijze lijst’ met bepalingen die onredelijk kúnnen zijn. Wilt u zo’n bepaling toch opnemen? Dan moet u bewijzen dat daar in uw geval goede redenen voor zijn. Lukt het u niet om dat te bewijzen? Dan hoeven consumenten de bepaling niet te accepteren. Het kán bijvoorbeeld onredelijk zijn als u volgens de algemene voorwaarden:
  • iets anders mag leveren dan beloofd, zonder dat consumenten dan van de koop mogen afzien
  • een levertermijn aanhoudt die ongebruikelijk lang of onduidelijk is
  • niet aansprakelijkheid bent voor schade

Bekijk de hele grijze lijst in de wet

Ook bepalingen die niet op de zwarte of grijze lijst staan, kunnen onredelijk zijn. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat er geen onredelijke bepalingen in uw algemene voorwaarden staan.

Houdt u zich niet aan deze 2 eisen? Dan kan een consument uw algemene voorwaarden ongeldig maken. Dit heet ook wel ‘vernietigen’. Dat moet de consument u wel laten weten. En hij moet u vertellen waarom hij uw algemene voorwaarden vernietigt. U kunt u er dan niet op beroepen voor de koop of dienst waar het om gaat.

Wees duidelijk en begrijpelijk in uw algemene voorwaarden

Zorg dat uw algemene voorwaarden begrijpelijk en ondubbelzinnig zijn. Vermijd ingewikkelde juridische taal. Gebruik een goed leesbare lettergrootte. Is een bepaling onduidelijk, of zo opgeschreven dat meer dan 1 uitleg mogelijk is? Dan geldt de uitleg die voor consumenten het gunstigst is. Verschilt u van mening met een consument of uw algemene voorwaarden geldig zijn? Dan bepaalt uiteindelijk de rechter of dat zo is.

Wijzig uw algemene voorwaarden niet zomaar

Levert u doorlopend producten of diensten? En wilt u tussentijds uw algemene voorwaarden wijzigen? Dat mag alleen als u voldoet aan alle 3 de volgende voorwaarden:

• Bij afsluiting van het abonnement moet al in de voorwaarden staan dat u ze tussentijds mag veranderen.
• De verandering moet redelijk zijn. U mag bijvoorbeeld niet de prijs verhogen binnen 3 maanden nadat het abonnement is afgesloten. En u mag door de wijziging niet iets heel anders gaan leveren dan eerst afgesproken, zonder dat de consument mag opzeggen. Bijvoorbeeld opeens een heel ander lesprogramma op uw sportschool, of een vegetarische maaltijdbox in plaats van een maaltijdbox met vlees.
• U moet de nieuwe voorwaarden naar de consument sturen. Een advertentie in de krant, of een kort berichtje aan u dat er iets verandert, is niet genoeg.

Voldoet u niet aan alle 3 de voorwaarden? Dan mag u de algemene voorwaarden niet wijzigen. Doet u dat toch? Dan heeft de consument het recht de gewijzigde algemene voorwaarden ongeldig te maken.

Verkoopt u aan consumenten én aan zakelijke klanten?

Het is verstandig om aparte voorwaarden op te stellen voor verkoop aan consumenten. Let op: het kan zijn dat kleine ondernemers en zzp’ers dezelfde bescherming hebben als consumenten tegen onredelijke algemene voorwaarden. Dit noemen we ‘reflexwerking’. Vraag hierover advies bij een jurist.

Hoe komen algemene voorwaarden tot stand?

Bij de SER vindt overleg plaats tussen branche- en consumentenorganisaties over de algemene voorwaarden voor consumenten. Algemene voorwaarden zijn de zogenoemde kleine lettertjes in een koop- of andere overeenkomst tussen consument en ondernemer. Als de brancheorganisatie én de consumentenorganisaties zich hierover gezamenlijk buigen, ontstaan evenwichtige voorwaarden.

Voordelen zijn: de consument weet dat de voorwaarden door zijn belangenorganisatie in orde zijn bevonden. De ondernemer beschikt over algemene voorwaarden die de consument vertrouwen inboezemen. Evenwichtige en duidelijke algemene voorwaarden helpen geschillen tussen consumenten en ondernemers voorkomen.

Tweezijdige Algemene Voorwaarden

Consumentenvoorwaarden die op deze manier tot stand zijn gekomen, heten ook wel tweezijdige Algemene Voorwaarden. Bij de SER zijn inmiddels voor een groot aantal branches zulke tweezijdige consumentenvoorwaarden opgesteld. Ze zijn herkenbaar aan het tweezijdigheidlogo of de tweezijdigheidclausule in de aanhef van de voorwaarden. Sluitstuk van dit overleg tussen ondernemers en consumenten is een tweezijdig samengestelde geschillencommissie onder de vlag van De Geschillencommissie. Deze onafhankelijke Geschillencommissies behandelen veel consumentengeschillen, die anders voor de rechter zouden kunnen komen, op een laagdrempelige en bindende manier af.

Zelfregulering

Het overleg tussen branche- en consumentenorganisaties over tweezijdige Algemene Voorwaarden vindt plaats onder de hoede van de SER Coördinatiegroep Zelfreguleringsoverleg (SER CZ).

Wilt u meer weten over algemene voorwaarden of wilt u juridisch advies?

Neem contact op met de Kamer van Koophandel. Of zoek op advocatenorde.nl specialisten consumenten-/contractenrecht. Zij weten wat u wel en niet kunt opnemen in uw voorwaarden. Ze kunnen uw algemene voorwaarden ook regelmatig nakijken. Wetten kunnen veranderen. Misschien voldoen uw algemene voorwaarden daardoor niet meer aan de regels.

Heeft u vragen over schadepreventie?

Honig en Honig adviseert u graag over hoe u de kans op schade vermindert. Onze adviseur staat voor u klaar.

Meer weten over uw bedrijfsverzekeringen?

Heeft u vragen, wenst u meer informatie of wilt u een vrijblijvende offerte voor uw bedrijfsverzekeringen? Neem dan contact op met Honig en Honig en bel 072-5642669 of mail uw vraag naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Wij zijn u graag van dienst met onafhankelijk advies, deskundige bemiddeling, professioneel polisbeheer en service bij schade. Wilt u weten welke risico's uw bedrijf loopt? Dan kunnen wij u helpen met een risicoscan.