Verzuimbegeleiding door de werkgever
De telefoon gaat. Uw werknemer meldt zich ziek. Dat is balen. U wenst de werknemer beterschap. Maar wat nu? Gewoon afwachten tot uw medewerker weer beter is?
Wat zegt de wet over verzuimbegeleiding?
Als werkgever moet u zorgen voor goede verzuimbegeleiding. U volgt de richtlijnen uit de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter:
- De Arbowet zegt dat u moet zorgen voor een veilige en gezonde werkplek én dat u moet zorgen voor deskundige ondersteuning bij verzuim.
- De Wet verbetering poortwachter bevat alle stappen die er gezet moeten worden als een werknemer (langdurig) ziek is.
Verzuimbegeleiding in 10 stappen
Goede begeleiding van een zieke werknemer begint al bij het eerste telefoontje: de ziekmelding. Ook daarna volgen nog allerlei stappen die gezet moeten worden. Namelijk:
-
Ziekmelding doorgeven
Als uw werknemer ziek is, meldt u dit bij een arbodienst of bedrijfsarts. Dit moet u wettelijk gezien binnen één week doen. Als u verzekerd bent tegen ziekteverzuim, moet u het vaak al op de eerste ziektedag doorgeven aan de arbodienst. -
Probleemanalyse
Is uw werknemer zes weken ziek, dan moet de arbodienst of bedrijfsarts een probleemanalyse maken. Hierin staat waarom de werknemer niet meer kan werken, wat zijn mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer de medewerker het werk weer denkt te kunnen hervatten. -
Plan van Aanpak
Binnen acht weken na de ziekmelding (uiterlijk twee weken na de probleemanalyse) moet u als werkgever een Plan van Aanpak (PvA) Dit doet u in samenwerking met uw zieke werknemer. In dit plan beschrijft u concreet wat u en uw werknemer gaan doen om de werkzaamheden weer te hervatten. -
Voortgangsgesprekken
Iedere zes weken moet u als werkgever met uw werknemer de voortgang bespreken. Dat hoeft u trouwens niet allemaal zelf te doen. U kunt als werkgever een casemanager kiezen. Dat is iemand die de uitvoering van het Plan van Aanpak begeleidt en controleert. -
Re-integratiedossier
Is er sprake van dreigend langdurig verzuim, dan moet u een re-integratiedossier bijhouden. Alle e-mails, formulieren en documenten die u gebruikt bij deze stappen vormen het re-integratiedossier. -
Ziekmelding bij UWV
Is uw werknemer 42 weken ziek? Dan moet u dit melden bij het UWV. Dit kunt u online doen, via het werkgeversportaal. -
Jaarevaluatie
Tussen week 46 en week 52 na de ziekmelding volgt een eerstejaarsevaluatie. U en/of uw casemanager kijkt dan samen met uw werknemer terug op het (bijna) afgelopen jaar. U stelt ook vast welk re-integratieresultaat u in het tweede ziektejaar wilt behalen en hoe u dat gaat aanpakken. -
Werk en werkplek aanpassen
Na een jaar ziekte bent u als werkgever verplicht om het werk, de werkplek en/of de arbeidsmiddelen van de werknemer aan te passen, als dit nodig is. Dit mag natuurlijk ook eerder, als het kan en gewenst is door beide partijen. -
Re-integratieverslag
Is uw werknemer na twintig maanden nog niet volledig aan de slag, dan maakt u een re-integratieverslag. Dit doet u in overleg met uw werknemer. Hierin staan alle afspraken en concrete resultaten van de geplande werkhervatting. -
WIA aanvragen
Als uw werknemer na 87 weken nog niet aan de slag kan, ontvangt de medewerker een WIA-aanvraagformulier van het UWV. Dit formulier moet de werknemer binnen drie weken terugsturen naar het UWV. Als er aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, start de WIA-uitkering voor uw werknemer.
Verzuimprotocol
Geef uw personeel inzicht in deze stappen! In een verzuimprotocol beschrijft u wat u en uw werknemer precies doen vanaf de ziekmelding. Bekijk een voorbeeld verzuimprotocol.
Een zieke werknemer?
Verzuim van personeel betekent vaak extra administratie en kosten. U wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuimverzekering helpt u bij de aanpak van verzuim.
Hulp bij verzuimbegeleiding
Gelukkig hoeft u het niet alleen te doen. Sterker nog: bij de begeleiding van zieke werknemers is het verplicht om je te laten bijstaan door deskundigen. U bent in ieder geval verplicht een bedrijfsarts in te zetten. Daarnaast is het handig een casemanager te kiezen en eventueel andere arbeidsexperts.
Bedrijfsarts inschakelen
Een bedrijfsarts schakelt u in via uw arbodienst of zelf, als u een overeenkomst met een bedrijfsarts heeft. De bedrijfsarts helpt u bij de juiste uitvoering van uw verzuimbeleid.
Wat doet een bedrijfsarts?
Uw bedrijfsarts beoordeelt bijvoorbeeld de ziekmelding van uw werknemer. De bedrijfsarts richt zich daarbij op het functioneren van de werknemer en niet op de klachten. De bedrijfsarts kijkt zo veel mogelijk naar wat uw werknemer nog wel kan doen, ondanks zijn beperkingen. Lees meer over de taken van een bedrijfsarts.
Casemanager aanstellen
Bij de begeleiding van een zieke werknemer kunt u een casemanager aanstellen. Dat is iemand die u en uw werknemer ondersteunt bij alle stappen die gezet moeten worden rondom ziekteverzuim. Een casemanager kan u een hoop werk uit handen nemen. U kunt zelf een casemanager kiezen. Via uw verzekeraar of arbodienst is er vaak een verzuimcoach beschikbaar die deze rol op zich kan nemen. Als u kiest voor een MKB verzuim-ontzorgverzekering krijgt u een casemanager toegewezen.
Arbeidsdeskundigen inzetten
Via uw arbodienst kunt u naast een bedrijfsarts of arboarts vaak ook andere experts en arbeidsdeskundigen inzetten. Bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon of een mediator, want verzuim kan ook te maken hebben met een arbeidsconflict of een voorval op het werk. Er zijn ook experts beschikbaar via andere instanties. U heeft deskundigen vanuit het UWV, de gemeente, uw verzekeraar of arbeidsdeskundigen die als zelfstandige inzetbaar zijn.
Arbeidsdeskundig onderzoek
U kunt een arbeidsdeskundige ook preventief inzetten. Bijvoorbeeld voor een arbeidsdeskundig onderzoek.
Voordelen goede verzuimbegeleiding
Goede verzuimbegeleiding is heel belangrijk voor uw bedrijf. Waarom is dat zo? De belangrijkste voordelen op een rij:
-
U voorkomt onnodig verzuim
Doordat het proces goed is ingericht, zal uw werknemer zich niet snel onnodig ziek melden. Met de juiste begeleiding is de kans dan ook kleiner dat frequent verzuim zal leiden tot langdurig verzuim. -
U beperkt langdurig verzuim
Door uw werknemer te helpen bij zijn re-integratie kun u de medewerker mogelijk sneller aan het werk helpen. Vooral bij psychische aandoeningen, zoals een burn-out, is veel te winnen door de juiste aanpak en inzet van experts. -
U bespaart tijd
In eerste instantie lijkt een goede verzuimbegeleiding u juist tijd te kosten, maar met de juiste hulp, gericht op snelle re-integratie, kan het u op de lange termijn veel tijd besparen. -
U bespaart geld
Een zieke werknemer kost je gemiddeld 260 euro per dag. Door goede verzuimbegeleiding kunt u het aantal ziektedagen flink verlagen en dus geld besparen. -
U heeft minder stress
Een goede aanpak geeft rust. Het voorkomt stress bij u en uw werknemer. En het laatste wat u wilt is een verstoorde arbeidsrelatie, met alle gevolgen van dien. -
U krijgt een goede reputatie
De juiste zorg voor uw mensen levert u een de reputatie op van een goede werkgever. Zowel binnen uw bedrijf als erbuiten. Want uw werknemers horen van de goede aanpak en delen dit weer met anderen. Daarmee kunt u zelfs nieuwe werknemers aantrekken en nieuwe klanten.
Verzuim voorkomen
Wat kunt u verder doen om verzuim te beperken binnen jouw bedrijf? Gebruik de checklist verzuim voorkomen.
Vragen over verzuim begeleiding
-
Wat is verzuimbegeleiding?
Verzuimbegeleiding gaat over de zorg voor een zieke werknemer. Als werkgever heeft u de verantwoordelijkheid uw werknemer te helpen tijdens zijn verzuim en re-integratie. U volgt hierbij de Wet verbetering poortwachter en werkt samen met een bedrijfsarts. -
Is verzuimbegeleiding verplicht?
Ja, volgens de Arbowet moet u als werkgever zorgen voor een goed verzuimbeleid en deskundige ondersteuning bij verzuim. Het past ook bij de verplichtingen die u heeft vanuit goed werkgeverschap. -
Hoe regel ik verzuimbegeleiding als werkgever?
U bent verplicht een bedrijfsarts in te zetten bij de begeleiding van een zieke werknemer. Daarnaast kunt u ook een casemanager aanstellen die u helpt om alle verplichte stappen te zetten bij verzuim en re-integratie. U regelt dit bijvoorbeeld met een verzuimverzekering met arbodienstverlening. -
Wat zijn de kosten van verzuimbegeleiding?
De meeste bedrijven sluiten een abonnement af bij een arbodienst. De kosten hangen af van de ondersteuning die u kiest. Gemiddeld kost een arbodienst tussen de 100 en 150 euro per werknemer per jaar. Als u een verzuimverzekering afsluit, biedt de verzekeraar u vaak een gunstige mogelijkheid om die te combineren met een contract met een arbodienst. -
Wanneer krijg ik een loonsanctie?
Als u niet voldoet aan uw plichten bij de re-integratie van uw werknemer kunt u een loonsanctie (boete) krijgen van het UWV. Vaak moet u dan nog een jaar langer het loon van uw zieke werknemer doorbetalen. Ook uw werknemer kan een loonsanctie krijgen als de medewerker niet meewerkt aan re-integratie.