De invoering van dit register is relevant voor alle ondernemingen, maar zeker voor ondernemingen die te maken hebben met de Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme (Wwft). De Wwft is namelijk van toepassing op onder andere banken, beleggingsondernemingen, bemiddelaars in levensverzekeringen, betaaldienstverleners en levensverzekeraars. Het UBO-register is echter ook relevant voor schadeverzekeraars. Schadeverzekeraars moeten namelijk, net als onder andere banken, beleggingsinstellingen, beroepspensioenfondsen en levensverzekeraars, de Sanctiewet (SW) naleven.
Welke organisaties moeten de UBO(‘s) inschrijven?
De volgende organisaties moeten hun UBO inschrijven in het register bij de Kamer van Koophandel:
- Niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
- Stichtingen;
- Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid en verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming;
- Onderlinge waarborgmaatschappijen;
- Coöperaties;
- Personenvennootschappen, zoals: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
- Europese naamloze vennootschappen;
- Europese coöperatieve vennootschappen.
Nieuwe organisaties moeten de UBO(‘s) direct inschrijven, zodra zijn hun onderneming inschrijven bij de KvK. Ondernemingen die op de inwerkingtredingsdatum van het register al staan ingeschreven in het UBO-register, hebben vanaf die datum anderhalf jaar de tijd om de UBO(‘s) in te schrijven.
Welke gegevens worden opgenomen in het UBO-register?
De volgende gegevens worden opgenomen in het UBO-register en zijn bovendien openbaar:
- De voor- en achternaam;
- De geboortemaand en het -jaar;
- De nationaliteit;
- De woonstaat;
- De aard en omvang van het economisch belang van de UBO.
Deze gegevens kunnen tegen betaling door iedereen worden ingezien. Overigens zal niet het exacte percentage van het economisch belang van de UBO worden vermeld. Er zal worden gewerkt met bandbreedtes.
De volgende gegevens worden ook vastgelegd, maar deze gegevens zijn niet openbaar en uitsluitend toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten en FIU-Nederland:
- Het BSN;
- De geboortedag;
- De geboorteplaats en -land;
- Het woonadres;
- Een afschrift van een geldig identiteitsdocument;
- Een afschrift van document(en) waaruit de aard en de omvang van het economisch belang blijkt.
Deze gegevens zijn dus niet toegankelijk voor bijvoorbeeld banken, beleggingsondernemingen en verzekeraars.
Wie is UBO?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner oftewel de uiteindelijk belanghebbende.
In het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 is opgenomen wie minimaal/ in ieder geval moet worden aangemerkt als UBO. Volgens dit uitvoeringsbesluit worden bij een BV of NV in ieder geval de volgende natuurlijke personen als UBO aangemerkt:
- Personen die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, de stemrechten of het eigendomsbelang houden, met inbegrip van aandelen aan toonder of personen die de zeggenschap met andere middelen hebben;
- Personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de vennootschap als het na een grondig onderzoek niet is gelukt om de UBO te achterhalen op grond van de 1e regel of in situaties waarin er twijfel bestaat of de achterhaalde persoon daadwerkelijk de UBO is, mits er geen gronden zijn voor verdenking van witwassen of het financieren van terrorisme.
Een vergelijkbare bepaling is opgenomen voor personenvennootschappen.
Financiële instellingen mogen er op grond van de Wwft niet zondermeer van uitgaan dat de informatie die is opgenomen in het UBO-register juist is. Zij moeten een eigen onderzoek uitvoeren. Als blijkt dat de uitkomsten uit het eigen onderzoek afwijken van de informatie die is opgenomen in het UBO-register, dan moeten zij hiervan een melding doen.
In de Leidraad Wwft en SW van De Nederlandsche Bank die in 2019 ter consultatie is voorgelegd, is in hoofdstuk 7 “Sanctieregelgeving” ook een nadere toelichting te vinden over het begrip “UBO”. In deze leidraad (consultatieversie) wordt aangeraden om het UBO-begrip uit de Wwft te hanteren.
Uitkering uit een schadeverzekering en de UBO van een derde partij
Het kan voorkomen dat een schadeverzekeraar een uitkering moet doen aan een benadeelde (derde) rechtspersoon. Volgens de Sanctiewet mag een schadeverzekeraar zowel direct als ook indirect geen middelen beschikbaar stellen aan een gesanctioneerde persoon, dus ook niet aan de rechtspersoon waar een gesanctioneerde de UBO van is. Dit betekent dat een schadeverzekeraar de UBO moet identificeren en screenen als deze een uitkering wil doen aan een (derde) benadeelde rechtspersoon. Onderzocht moet worden of de onderneming eigendom is of onder zeggenschap staat van een persoon die voorkomt op een Sanctielijst.