De werkgever
U ontvangt de ziekmelding van uw werknemer. Bij voorkeur gebeurt dit volgens de regels uit het verzuimprotocol dat u samen met uw werknemer(s) heeft opgesteld. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf en wat u hierover heeft afgesproken, kan het ook zijn dat de HR-verantwoordelijke of de leidinggevende van de zieke werknemer de ziekmelding ontvangt. Het bedrijf meldt de ziekmelding altijd direct aan de arbodienst en/of de verzekeringsmaatschappij, ook als u verwacht dat uw werknemer binnen een week aan het werk is.
Is uw werknemer langer ziek, dan komt de Wet verbetering poortwachter om de hoek kijken. Hierin staan alle stappen beschreven die u als werkgever moet doorlopen. Tijdens ziekte blijft u het salaris van de werknemer doorbetalen. Wettelijk gezien is dat minimaal 70%, maar daar kan in de cao of arbeidsovereenkomst naar boven van worden afgeweken.
De werknemer
Uw werknemer meldt zich ziek volgens uw verzuimprotocol. De werknemer hoeft hierbij niet te melden wat de klachten zijn. Is de werknemer langer ziek, dan gelden er ook verplichtingen vanuit de werknemer. Zo moet een werknemer meewerken aan re-integratie en/of aangepast of vervangend werk accepteren.
Dit mag u vragen bij een ziekmelding
Uw werknemer meldt zich ziek. Welke vragen mag u dan wel en niet stellen? En welke informatie mag u al dan niet vastleggen? Wij zetten het hier op een rij.
Ziekmelding doorgeven
Een werknemer die zich ziek meldt, is vaak binnen een paar dagen weer op de been. Soms is een werknemer langer uit de roulatie. Hoe dan ook geeft uw werknemer zijn ziekmelding aan u door volgens de afspraken uit uw verzuimprotocol. U geeft de ziekmelding altijd binnen 24 uur door aan uw arbodienst en/of verzekeraar.
Dit mag niet
U mag als werkgever niet informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte. Een werknemer die zich ziekmeldt, heeft het recht om zijn ziektebeeld niet te melden. Vaak wil een zieke werknemer best vertellen wat er aan de hand is, maar dan nog mag u deze (medische) informatie niet vastleggen.
Ook mag u geen diagnose stellen, behandeling voorstellen of waardeoordeel uitspreken over de klachten die uw werknemer ervaart. Dat is verboden én het is niet goed voor de vertrouwensband met uw zieke werknemer.
Dit mag wel
Onderstaande informatie moet uw werknemer wel geven als u ernaar vraagt:
- Het telefoonnummer en (verpleeg)adres waar uw zieke werknemer te bereiken is.
- De vermoedelijke duur van het verzuim.
- De lopende afspraken en werkzaamheden.
- Of de werknemer onder het vangnet van de Ziektewet valt. Let op: de werknemer hoeft niet te melden om welke categorie het gaat.
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
- Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij de schade verhaald kan worden op de veroorzaker.
De juiste vragen bij een ziekmelding
U mag dus een aantal vragen wel stellen en een aantal niet. Toch kan het 't herstel bevorderen als u ook andere vragen stelt. Daarbij is het belangrijk dat u oprecht interesse toont in de zieke werknemer. Onderstaande vragen kunt u stellen:
-
Wil je me vertellen wat er aan de hand is?
Zoals gezegd mag uw werknemer zijn ziektebeeld verzwijgen. En wil uw werknemer wel vertellen wat er aan de hand is? Let dan op dat u deze (medische) informatie niet registreert. -
Hoe gaat het?
Uw werknemer vindt het waarschijnlijk ook niet fijn om ziek te zijn. Door oprechte belangstelling te tonen, laat u merken dat u meeleeft en niet alleen aan de belangen van uw organisatie denkt. Uw werknemer voelt zich gehoord. Vraag eventueel ook of u, of iemand anders in het bedrijf, iets voor hem kan betekenen. -
Heb je een idee hoelang je afwezig bent?
Het is vaak lastig in te schatten hoelang het verzuim precies zal duren. Toch kan een werknemer vaak wel aangeven of het met een paar dagen weer over is, of dat de werknemer voor langere tijd uit de running is. -
Zijn er aanpassingen nodig om weer aan het werk te kunnen?
Wellicht kan uw werknemer zijn reguliere werk niet uitvoeren, maar wel ander werk binnen het bedrijf doen. Of denk bij een gebroken been bijvoorbeeld aan een aangepaste werkplek of vervoer van en naar het werk. Vraag daarom of en zo ja welke aanpassingen nodig zijn, zodat uw werknemer zo snel mogelijk aan het werk kan. -
Zijn er zaken en/of werkzaamheden die overgedragen moeten worden?
Vraag welke taken kunnen blijven liggen totdat uw werknemer beter is en welke taken een collega moet overnemen. Als taken moeten worden overgenomen, zorg dan dat u ook weet wie dit het beste kan doen en waar alle benodigde informatie te vinden is. Vergeet ook niet te vragen of er nog afspraken geannuleerd moeten worden en of uw werknemer dat zelf doet, of dat u dit moet doen. -
Wat spreken we verder af?
Nu u – voor zover mogelijk – de gevolgen van de ziekte in beeld heeft, is het wijs om een concrete vervolgafspraak te maken. Ziet het ernaar uit dat de werknemer binnen enkele dagen weer beter is? Spreek dan af dat de werknemer u ‘s ochtends belt wanneer de werknemer op de verwachte datum nog niet beter is. Ook wanneer het ernaar uitziet dat de werknemer voorlopig niet kan terugkeren naar het werk, is het belangrijk om regelmatig contact te houden. Maak daarom een concrete afspraak wanneer jullie opnieuw telefonisch contact hebben en wie er dan belt. -
Waar kan ik je tussentijds bereiken?
Het is altijd handig om te weten hoe u uw werknemer kunt bereiken. Natuurlijk heeft u zijn adresgegevens en telefoonnummer in het personeelsdossier staan, maar informeer voor de zekerheid of de werknemer niet bij vrienden of familie verblijft.
Meer tips
Op de website van Autoriteit Persoonsgegevens vindt u nog een aantal handige tips voor u als ondernemer bij een ziekmelding.
De bedrijfsarts
Een bedrijfsarts is de enige medische specialist die uw werknemer mag beoordelen op arbeidsongeschiktheid. De bedrijfsarts geeft ook adviezen over terugkeer naar werk in zijn eigen of andere functie. De bedrijfsarts is onafhankelijk en zorgt voor een duurzame terugkeer naar werk. De bedrijfsarts mag geen medische informatie delen met u als werkgever. Afhankelijk van de duur en de aard van de ziekmelding kan ook ‘interventie’ ingezet worden. Dit kan een arbeidsdeskundige of andere professional zijn, zoals een psycholoog of een bedrijfsmaatschappelijk werker. De werkgever is verantwoordelijk voor het tijdig inschakelen van een bedrijfsarts en een eventuele interventie en betaalt de kosten.
De casemanager
Als uw werknemer langer dan 8 weken ziek is, moet u een Plan van aanpak maken en daarin een casemanager aanwijzen. In het geval van langdurend verzuim, is het prettig als u een casemanager heeft met meer ervaring in deze processen. Bijvoorbeeld een HR-medewerker, een casemanager bij u in loondienst, of een externe casemanager. De casemanager is contactpersoon voor de werknemer, verzuimbegeleider, heeft een informerende en adviserende rol en kan als dat nodig is bemiddelen tussen alle betrokken partijen.
Het UWV
Bij langdurige ziekte komt het UWV om de hoek kijken, bijvoorbeeld bij een WIA-aanvraag of voor het aanvragen van een Deskundigenoordeel. Het UWV is ook verantwoordelijk voor de begeleiding en re-integratie van zieken zonder werkgever, zoals uitzendkrachten en werklozen.